⭐⭐⭐ Единый реферат-центр

Главная » Рефераты » Текст работы «Проблемы внедрения электронных систем документооборота.»


Проблемы внедрения электронных систем документооборота.

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
2. РАЗЛИЧНЫЕ ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
3. ПРИМЕРЫ АРХИТЕКТУРЫ РАЗЛИЧНЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
5. ВЫВОДЫ О ПЕРСПЕКТИВАХ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
 

Дисциплина: Разное
Вид работы: курсовая работа
Язык: русский
Дата добавления: 6.04.2018
Размер файла: 268 Kb
Просмотров: 234
Загрузок: 0



Хочу скачать данную работу! Нажмите на слово скачать
Чтобы скачать работу бесплатно нужно вступить в нашу группу ВКонтакте. Просто кликните по кнопке ниже. Кстати, в нашей группе мы бесплатно помогаем с написанием учебных работ.

Через несколько секунд после проверки подписки появится ссылка на продолжение загрузки работы.
Сколько стоит заказать работу? Бесплатная оценка
Повысить оригинальность данной работы. Обход Антиплагиата.
Сделать работу самостоятельно с помощью "РЕФ-Мастера" ©
Узнать подробней о Реф-Мастере
РЕФ-Мастер - уникальная программа для самостоятельного написания рефератов, курсовых, контрольных и дипломных работ. При помощи РЕФ-Мастера можно легко и быстро сделать оригинальный реферат, контрольную или курсовую на базе готовой работы - Проблемы внедрения электронных систем документооборота..
Основные инструменты, используемые профессиональными рефератными агентствами, теперь в распоряжении пользователей реф.рф абсолютно бесплатно!
Как правильно написать введение?
Подробней о нашей инструкции по введению
Секреты идеального введения курсовой работы (а также реферата и диплома) от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать актуальность темы работы, определить цели и задачи, указать предмет, объект и методы исследования, а также теоретическую, нормативно-правовую и практическую базу Вашей работы.
Как правильно написать заключение?
Подробней о нашей инструкции по заключению
Секреты идеального заключения дипломной и курсовой работы от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать выводы о проделанной работы и составить рекомендации по совершенствованию изучаемого вопроса.
Всё об оформлении списка литературы по ГОСТу Как оформить список литературы по ГОСТу?
Рекомендуем
Учебники по дисциплине: Разное


 
 
4. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
 
Главными пользователями и бизнес-заказчиками СЭД в течение многочисленных лет считались работники отраслей документационного обеспечения управления, по этой причине и концепции создавались на основании обычной им метафоры бумажного документооборота и картотечно-учетных функций. 
Подключение к работе с бумагами в сфере СЭД все более обширного круга пользователей позволило пройти путь от учетной концепции к инструменту формирования, распространения и управления абсолютно всем деловым контентом компании. В настоящее время в концепциях управления контентом работают управленцы абсолютно всех степеней - от управляющих высшего звена до линейных менеджеров.
Во многом вследствие этим категориям пользователей в сегодняшних СЭД возникли мобильные трудовые зоны и специальные постановления с целью электронного документирования разных деловых процессов - работы с соглашениями, закупочной документацией, материалами коллегиальных организаций и многого другого.
Вместе с этим переход документооборота в электронную конфигурацию зачастую делается самоцелью, СЭД/ЕСМ отрывается с ключевых процессов, а это препятствует в главную очередь тем, кто гарантирует основную деятельность компании.
Главы и квалифицированные эксперты должны осуществлять в СЭД далекую, вспомогательную работу по атрибутированию и документированию поступающей информации, абстрагируясь от собственной главной работы. Отрицательная реакция пользователей сопряжена с излишней регламентированностью действий документирования и зачастую появляется уже при внедрении электронных операций для классического внутреннего документооборота между подразделениями.
В результате при введении СЭД многочисленные проблемы, разрешение которых могло бы дать компании значимую выгоду, остаются за рамками автоматизации. Перечислим только определенные характерные трудности: 
-«лежащие» (необрабатываемые) заказы в предоставление тех или иных услуг подразделений друг к другу; 
-неудовлетворительная управляемость задействованных ресурсов; 
-своевременные неофициальные взаимодействия не протоколируются (не имеется регламентов – не имеется регистрации, а значит не имеется прозрачности); 
-повторение исполняемых задач в смежных информационных концепциях (излишнее протоколирование); 
-неопределенности в распределении ответственности (проблемы зачастую «нависают», если не имеется точного осмысления, кто именно обязан их разрешать) [9].
В настоящий период в компании среднего уровня могут быть введены десятки информационных систем. Чем же концепция электронного документооборота отличается от всего остального, с какими проблемами возможно встретиться при ее развёртывании и эксплуатации. Попытаемся сориентироваться.
Самое первое, что кидается в глаза – объем контингента. Как правило бухгалтерская программа определена в бухгалтерии и соседних подразделениях; правовые основы – у юристконсультов; какие-то специальные, отраслевые концепции – у ответственных персон. А вот концепция электронного документооборота вводится абсолютно всем работникам компании.
СЭД включает секретариат, управление, отделения сбыта и менеджмента, производственные структуры – почти везде, где ведётся деятельность с бумагами. Согласно уровня распространения с электронным документооборотом возможно сопоставить разве что электронную почту. E-mail как правило имеется у абсолютно всех работников компании, это стандарт де-факто уже. Не случайно первый оборот в фирмы, пусть даже складывающейся из двух человек, начинается с электронной почты – согласуются бумаги, отправляются поручения.
Но если число работников достигает десятков человек, а задач - сотен единиц, распоряжаться абсолютно всем процессом через электронную почту становится весьма малоэффективно.
Система электронного документооборота попадает в самый верх управляющего состава. Как правило, руководители никак не смотрят в бухгалтерскую систему, никак не функционируют со специальными информационными системами. При этом нынешний управляющий непосредственно, в электронном варианте, координирует и подписывает бумаги, непосредственно создает постановления и ориентирует их подчинённым. Безусловно, возможно поручить это ассистенту, секретарю. Но это повысит период принятия постановления и использует лишних людей. При этом в сегодняшнем бизнесе опасным становится проблема времени и скорости принятия постановления.
На третьем месте, но первое по значимости, – это воздействие системы документооборота на бизнес-процессы компании. Документооборот затрагивает многочисленные движения, которые сформировались в компании годами и нередко требуют перемен. 
Одна из наиболее частых ошибок при осуществлении проектов в крупных организациях – это стремление ввести документооборот, повторив один в один имеющиеся бизнес-процессы. Автоматизируя беспорядок, вы приобретете только лишь еще более значительный, но уже автоматизированный беспорядок. Будет масса жалоб к системе: она неудобная, не создает то, что необходимо.
Инструменты работы с системами автоматизации сегодня весьма гибкие. Их возможно устанавливать под потребности клиента, приспособить, подстраивать под бизнес-процессы. ВВЕДЕНИЕ СЭД – одна из возможностей взглянуть в собственные бизнес-процессы со стороны, попробовать их улучшить, увеличить результативность фирмы. При этом данное потребует комплексного обучения персонала, перемены координационно-распорядительных бумаг, выпуска определенных постановлений и указов. Итог станет весьма неплохой – увеличение культуры работы в компании, дисциплины, снижение экономических и координационных издержек, снижение бюрократии.
Особенности системы электронного документооборота – воздействие на целую компанию от рядовых работников вплоть до топ-менеджмента и затрагивание многочисленных бизнес-процессов. Это устанавливает характерные трудности введения СЭД.
В случае если не будет охвачено руководство, не удовлетворены потребности маркетинга в поиске и извлечении данных, контроле бумаг, трансляции задач до работников, в таком случае проект нельзя рассматривать благополучно внедрённым. Руководство обязано функционировать в системе, требовать работы от подчинённых, осуществлять контроль отчётности и исполнительской дисциплины.
Если система никак не включает часть подразделений, в которых люди по-прежнему станут работать с бумагой, при всём этом, что в других подразделениях этот же вид бумаг функционирует в электронном варианте, то случается разрыв цепочки – документ перемещается в электронном виде, потом кто-то должен его издавать, перенаправлять, регулировать прохождение и возвращать результат в систему. Подобная система будет отторгнута.
Во многих организациях в том или ином виде установлена СЭД. Но полной работы в ней никак не проводилось, так как, стараясь сэкономить, клиент приобрел 700 лицензий в систему, а внедрять принял решение самостоятельно. При этом администратор сети либо технический специалист никогда не будет способен научить секретариат работе с системой, он никак не представляет процессов документооборота, никак не обладает методами преподавания, никак не может контактировать с пользователями либо обучать топ-менеджмент.
Самое сложное – научить людей, подготавливать компанию к внедрению, внедрить, осуществляя контроль и достигая слаженной работы абсолютно всех работников. В подавляющем большинстве случаев это не получается осуществить без помощи других, и систему провозглашают «некачественной» и неуместной.
 
 
5. ВЫВОДЫ О ПЕРСПЕКТИВАХ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
 
На сегодняшний день системы электронного документооборота решают важные управленческие функции, представленные ниже.
1)Контроль документов, приказов и поручений. 
Сегодняшние СЭД располагают сформированными и наглядными средствами контролирования документов, отчётности, напоминаний по электронной почте и СМС о просроченных заданиях. Управляющий имеет возможность собственнолично осуществлять контроль движения документооборота, канцелярия отслеживает поручения начальства, автоматически рассчитывается показатель исполнительской дисциплины.
2)Быстрое согласование и рассмотрение документов в электронном виде. 
Так как не нужно делать копий бумажных документов и отдавать их заинтересованным лицам, передача электронного документа совершается почти моментально. Участники процесса приобретают электронный документ и тут же могут проводить работу с ним. Это ускоряет процессы документооборота в компании в десятки раз.
3)Обмен электронными документами с федеральными, судебными и региональными органами власти. 
СЭД позволяет формировать значимый документооборот для государственной власти, значительно ускоряя ход решения многих вопросов.
4)Поддержка принятия управленческих решений на основе отчётности, исполнения поручений, приказов и распоряжений, контроля.
5)Управление электронными архивами документов с десятками миллионов единиц хранения. 
Электронные архивы дают возможность за секунды отыскать необходимый акт, взглянуть ранние его версии, историю согласования, руководить актуальностью нормативных и организационно-распорядительных бумаг. СЭД имеют все шансы отслеживать обязательность актуализации документов в связи с трансформацией законодательной базы.
6)Обеспечение защиты документов от несанкционированного доступа и потери.
7)Организация электронного документооборота с контрагентами и ФНС – передача договоров, счетов, актов, счетов-фактур в электронном виде позволяют значительно ускорить процессы бухгалтерского документооборота.
Отчетливо прописанные маршруты документов дают возможность структурировать внутренние движения в компании, освободиться от беспорядка и издержек, неоднократных согласований одного и того же, уменьшить цепочки согласований и бюрократию.
Отчетливо прописанные маршруты документов дают возможность структурировать внутренние движения в компании, освободиться от беспорядка, издержек и забывчивости, неоднократных согласований одного и того же, уменьшить цепочки согласований и бюрократию.
Электронный документооборот наводит порядок в компании, требует внедрения новых инструкций по делопроизводству, регламентации процессов согласования, контроля. Если предприятие вводит электронный оборот, это предоставляет внутренний стимул, увеличение производительности и качества работы.
В органах государственной власти объем документооборота непрерывно увеличивается в среднем на 10-15% в год. Торговые фирмы кроме того подвергаются росту потока документов при надлежащем увеличении компании. Это увеличивает нагрузку на канцелярии, управляющих, работников и требует новейших решений от СЭД.
Тенденциями ближайшего будущего станет переход всё больших и больших бизнес-процессов документооборота в электронный вид. Компании станут переводить в электронную конфигурацию разнообразные заказы, отбор персонала, должностные записки, контракты и т.д. Электронная подпись перестанет быть привилегией органов администрации, а станет вводиться повсюду, в том числе, и с целью внутреннего применения в коммерческих организациях.
Интеллектуальные системы со временем внедряются в область электронного документооборота. Нейронные сети учатся извлекать содержание из документов, прогнозировать решение по резолюции, формулировать основные фразы, тему, автоматически сгруппировать акт. Это - реальность сегодняшнего дня, которая будет внедряться повсеместно.
 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
 
В каждой компании оборот или имеется, или его вовсе нет. В случае если предприятие способно действовать в обстоятельствах неофициального управления ("руководитель заявил - сделали"), в таком случае, несомненно, практически никакого документооборота в ней не имеется. 
В случае если же вводится конкретная формальность в управлении фирмой и в компании различных деловых процессов (либо, по-иному, "бизнес-процессов"), в таком случае заблаговременно либо запоздало появляется потребность хотя бы долю административных элементов выводить в высокоупорядочную документационную базу (к примеру, подбирать визы в договоре, фиксировать поступающие и исходящие послания, для того чтобы затем возможно было отыскать концы, и т. д.). Впоследствии появляется оборот.
На основании проделанной работы можно сказать, что внедрение электронного документооборота представляет собой сложный ступенчатый процесс, который наравне со своими плюсами имеет также и много минусов. Отрицательное влияние оказывает и неправильный процесс внедрения СЭД.
 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
 
1. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Автоматизированные системы. Термины и определения // Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. – М.: Комитет стандартизации и метрологии  СССР, 1991.  – 144с.
2. Славин Р. Единственный путь повышения эффективности производства – интеграция "снизу вверх". - Мир компьютерной автоматизации, 2000, № 1, с. 17-22.
3. Гершберг А. Ф., Мусаев А. А., Нозик А. А., Шерстюк Ю. М. Концептуальные основы информационной интеграции АСУ ТП нефтеперерабатывающего предприятия. – СПб: Альянс-строй, 2003. – 128с.
4. Любашин А. Н. Системная интеграция и системный консалтинг. - Мир компьютерной автоматизации, 2000, № l, с. 55-59.
5. Методы разработки интегрированных АСУ промышленными предприятиями   / Г. М. Уланов, Р. А. Алиев, В. П. Кривошеев. – М.: Энергоатомиздат, 1983. – 320с.
6. Данные сайта http://gdm.ru/educate/edu_managers/ 11.04.2005/2769/338/323/361/570/info_sponsors/469/book/3820/
7. Данные сайта http://i-docs.svaan.ru/magazinedo.html
8. Данные сайта https://tezis-doc.ru
9. Данные сайта http://ecmonline.ru/phparticles/ show_news_one.php?n_id=434
 
 


Похожие работы:

Воспользоваться поиском



Скачать работу: Проблемы внедрения электронных систем документооборота., 2017 г.

Перейти в список рефератов, курсовых, контрольных и дипломов по
         дисциплине Разное